Odoo no es gratis; y puede ser barato o caro dependiendo de las circumstancias

Odoo nunca es gratis. Quiza uno no tenga que pagar la licencia para usarlo (en el caso de Community Edition) pero la verdad, hay toda una serie de costos asociados que estan presentes en un proyecto de puesta en marcha y mantenimiento de Odoo. Pero por lo pronto, y por suerte cada vez son menos lo que lo piensan; implementar software nunca es gratis ni barato. Es un trabajo que conlleva tiempo y tiene sus costos asociados.

En este artículo vamos a describir las categorías asociadas a un proyecto de Odoo, asi los interesados en Odoo pueden informarse mejor antes de tomar una decisión. Pero por sobre todo este artículo está destinado a todos aquellos que estan empezando a implementar Odoo, ya que ellos son los grandes perdedores cuando no hay transparencia sobre los costos asociados a una implementación (por lo general el implementador es más pobre que el cliente, por eso lo digo).

Licencias

Si uno usa la versión Enterprise de Odoo, ahí debe pagar por las licencias de los módulos más los usuarios. En caso de usar la versión Community; esto no es necesario. Un punto importante a tener en cuenta en este punto; en la versión Enterprise se debe pensar no solo en usar la factura electrónica sino ademas módulos asociados (como por ejemplo recibos y cheques, retenciones, etc.) a la contabilidad argentina.

Hardware

Depende de la cantidad de usuarios concurrentes. Pero por lo general para la realidad argentina, el costo de un server en la nube (un VPS) es menor que el costo de comprar una laptop o un server. A menos que uno tengo un server ya propio. Pero lo cierto es que los costos de hardware nunca fueron caros. En mi experiencia nunca fueron brutales. Y los servicios en la nube de servers son realmente buenos. A este punto le agregaría los servicios de backup y restore, que es algo pasado por alto en la mayoría de las implementaciones.

Costos de puesta en marcha

Este es el gran depende y es el punto más caro de la implementación. A diferencia de muchos software open source (Ubuntu, LibreOffice, GIMP para darles algunos ejemplos) Odoo es un ERP. E implementar un ERP es un proyecto que lleva tiempo, que involucra la interacción de varios participantes; y por sobre todo, al menos en Argentina gracias a la Factura Electrónica y a la realidad impositiva local, involucra el trabajo de desarrollo. 

Algo importante a tener en cuenta es, los desarrolladores de Odoo no son los más caros del mercado. Pero no son los más baratos tampoco. Los implementadores de Odoo que sirven en un proyecto, tienen muchos años de experiencia en sus espaldas. Y eso no es gratis en un proyecto. Cualquier desarrollo va a hacer más caro el proyecto. Y si piensa que googleando módulos e instalandolo va a resolver sus necesidades... mucha suerte. Siga creyendo en los Reyes Magos.

Por otra parte, es fundamental aca tener bien definidos los procesos administrativos a ser cubiertos por el sistema. Si usted piensa que puede llevar un Excel a Odoo? Conmigo no cuente, siempre terminaron mal esos proyectos. Los proyectos que terminaron siempre bien en mi experiencia fueron aquellos que tuvieron una duración de pocas semanas (no más de ocho o a lo sumo doce), y los procesos administrativos a implementar por parte del cliente estaban muy claros. Y tambien porque había una urgencia en poner en marcha el sistema; aquellas situaciones en las cuales se esperaba al sistema para salir en producción, fueron proyectos en los cuales hubieron desviaciones importantes innecesarias en los costos. 

Algo a tener en cuenta aca, y que merece un capítulo aparte, son los costos de migración. Lo mismo la metología de implementación, las metodologías ágiles en nuestra experiencia tienden a generar mayor satisfacción de usuarios y disminuir los costos de implementación.

Costos de capacitación

Muchas veces pasado por alto, es importante dedicar tiempo a capacitar a los usuarios. 

Costos de mantenimiento

Una vez puesto en marcha el sistema, sigue el mantenimiento. Siempre pasa. Puede ser menor o mayor, dependiendo de como se estructuró el proyecto. Pero lo importante es tener en cuenta que se debe presupuestar  el mantenimiento. Por varios motivos, la principal es que la realidad argentina cambia. AFIP cambia lo que nos lleva a tener que adecuarnos, sobre todo con la factura electrónica. Pero por sobre todo porque las necesidades de digitalización de los negocios evolucionan en forma acelerada (sobre todo debido a la pandemia). Un ERP es "a moving target with multiple moving pieces". Veanlo así, nunca se va a quedar quieto.

Recapitulando... Odoo no es gratis. Puede ser que sea más barato que el resto de los ERPs, pero esto es teniendo en cuenta que el proceso de implementación sea exitoso (que es para cubrir en otro artículo). Ahora, ningún ERP es barato ni gratis. Un ERP tiene sentido desde el punto de vista financiero siempre y cuando disminuya costos, o aumente ventas. Sino no tiene sentido implementarlo. Por último, tengan en cuenta que las personas/equipos que implementan Odoo, no lo hacen gratis. Las situaciones en las que "hubieron favores" en mi experiencia terminaron mal.