Quitandole ceros a la moneda... en Odoo

Meses atrás la moneda venezolana perdió unos cuantos ceros. Concretamente el bolivar soberano perdió seis. ceros. Hace poco en la tribuna de doctrina salió un artículo sobre la posibilidad de que Argentina cambie de moneda (igual hay paises con una moneda fuerte con muchos ceros, por ejemplo Japon). Y es algo muy plausible. Personalmente vi que se cambió la moneda en el año 83, 85 y finalmente en el año 91. Las primeras dos veces practicamente no habían computadoras personales, en el 91 ya habían sistemas administrativos corriendo en Clipper principalmente. El tema ahora es... como hacer para resolver este problema en un entorno de producción de Odoo? 

Les comento que para este problema no existe un módulo que solucione el problema ni silver bullet. Es un trabajo que puede ser encarado solo por consultores experimentados en finanzas de Odoo. También que la última vez que se hizo el cambio de moneda fue durante un año nuevo; o sea que podemos esperar que el cambio tenga lugar o un fin de semana largo, o durante las fiestas. 

Los cambios de la factura electrónica

Me parece que cualquier gobierno que anteriormente cambiaba la moneda, administrativamente lo podía hacer rápido (no tenían que modificar sus sistemas internos). En cambio ahora es probable que dicho cambio se retrase debido a las modificaciones que van a tener que hacerle a la factura electrónica (si es que le hacen alguna modificación). El tema es, debemos esperar que cambios existen al respecto. Que pueden ser varios. Pueden habilitar un nuevo webservice (los que nos llevaría a tener que actualizar todas nuestras instalaciones), pueden pedir que el request la nueva moneda tenga un nuevo código (pasar de PES a XXX?); es dificil saber.

Debemos estar pendientes de los cambios en la factura electrónica y reaccionar a ellos en forma rápida. Porque es lo primero que hay que hacer para que Odoo pueda manejarse en la nueva moneda.

Posibles soluciones en Odoo

El tema de fondo es... como resolver este problema en un entorno de producción de Odoo (el cual va a ser nuestro problema). Menudo problema que tiene solución. La primera opción es, a partir del momento del cambio de la moneda cree una nueva base de datos de Odoo y empiece a trabajar allí. Ahora, esa solución no es factible para todos los usuarios (hay una cuestión de volumen de datos de por medio). En ese caso, hay que hacer otra serie de cosas. Puede servir para algunos pocos lugares, yo no lo haría porque creo que crear una base de datos desde cero es un proceso muy laborioso que lleva su tiempo implementarlo. Y la verdad es que esos días creo que no vamos a tener mucho tiempo para hacerlo (sobre todo por como cambian las cuentas corrientes en pesos, que van a tener que mantenerse actualizadas).

Otra opción es utilizar una moneda nueva... va a ser problemático en Odoo porque hay muchos módulos que asumen que la moneda que se utiliza es la misma moneda que usa la compañía principal. También habría que analizar su impacto en las cuentas corrientes. Es una opción, pero para ser honesto no me siento muy cómodo con la solución. Principalmente, porque la contabilidad se lleva en otra moneda diferente a la que se factura y cobra. Y eso puede generar problemas.

Que hacer entonces? Primer paso es quitarle los ceros a los costos y precios de venta de los productos (esto puede ser rápido con scripts). Y si en las listas de precio tienen seteado algun precio en forma manual, dicho precio debería ser actualizado con el nuevo ajuste. Y despues arrancar desde el primer día con una nueva contabilidad cuyos saldos sean los saldos previos al cambio de la moneda, quitandole seis ceros.

Si tiene MercadoLibre, deberá cancelar las publicaciones y crear nuevas con los nuevos precios. Igualmente no creo que venda con los viejos precios. Y si lo hace... va a ser un golazo para su negocio.

Tener una nueva contabilidad

Despues la idea es duplicar varios items de los datos maestros para llevar adelante la contabilidad a partir del momento que se realiza el ajuste a la moneda. Para ello se deberán duplicar todos los diarios de la moneda local. Por ejemplo, supongamos que tenemos un solo diario de Ventas. "Ventas locales". El mismos deberá ser duplicado a un nuevo diario llamado "Ventas Locales sin seis ceros" y todas las operaciones de venta deberán registrarse en el mismo. Lo mismo con el resto de los diarios. La idea detrás de este cambio es almacenar en diferentes diarios las operaciones con la nueva moneda.

Se deberá duplicar el plan contable para tener nuevas cuentas contables en las que se realizarán las imputaciones contables a partir del momento del cambio de moneda. Esto va a simplificar la administración de la contabilidad. Seguidamente, los impuestos (las escalas de ganancias, no creo que se deban tocar los padrones de percepciones) y los diarios van a tener que ser configurados para que usen las nuevas cuentas contables. También deben actualizar las cuentas pagables y cobrables de proveedores y clientes con las nuevas cuentas.

Seguidamente, se deberán pasar todos los saldos de las cuentas contables actuales a las nuevas cuentas contables. Supongamos, tenemos una cuenta "Banco" con el saldo de $1,000,000, la nueva cuenta "Banco sin seis ceros" debera tener un saldo de $1. Para ello, deberán tener realizar dos grandes asientos contables. Uno para poner el saldo de las cuentas anteriores en cero. El segundo para crear los nuevos saldos. Esto lo tienen que hacer para todas las cuentas menos las pagables y cobrables. De ellas nos vamos a ocupar en el siguiente paso.

El último paso es el más complicado y que significa actualizar las facturas y notas de cŕedito con saldos pendientes de pago (lo mismo para los pagos que aun no fueron aplicados). Hay varias formas de hacerlo. Pero una que me imagino es por cada factura con un saldo pendiente, crear un asiento contable con el nuevo saldo pendiente (quitándole los seis ceros y usando las nuevas cuentas contables creadas). De esta manera se pasa a tener el nuevo saldo de cuenta corriente sin los seis ceros. Y por último, y esto no es menor... se deben marcar como pagadas las viejas facturas. Tanto de proveedores como de clientes. 

Demás esta decir que no tiene sentido actualizar las transacciones contables antiguas quitandole los seis ceros. Y que muchos informes contables no van a tener sentido. Pero de esta manera van a poder seguir operando a partir del momento que la moneda de curso legal tiene menos ceros.

Consideraciones para la puesta en marcha

Lo primero a tener en cuenta es, estos cambios no los puede hacer un consultor con poca experiencia. Debe ser un consultor con mucha experiencia y la capacidad de automatizar estos cambios que mencionaba, ya que la creación de los nuevos saldos junto con la conciliación de las viejas facturas requiere si o si de procesos automáticos. 

El principal tema creo yo va a ser una cuestión de tiempo. Van a ser pocas horas para poner en marcha estos cambios, y se va a necesitar de mucha coordinación en esas horas con el departamento de finanzas y ventas, para asegurarse que los nuevos saldos son los correctos. Tengan en cuenta que para muchos de nosotros, esto implica poner en marcha estos cambios en cuatro o cinco empresas, al mismo tiempo. Es por ello que el factor tiempo va a ser crucial.