Como funciona la contabilidad en Odoo

El módulo de facturación y contabilidad en Odoo es un módulo muy contable. Más alla del nombre, cada operación que se realiza (ya sea factura, pago, resumen de cuenta bancario) tiene asociado como mínimo un asiento contable. Lo que implica dos cosas como mínimo: para comprender lo que hace el sistema (y si hace lo que tiene que hacer) uno debe saber contabilidad. Y para sacarle el máximo jugo al módulo administrativo uno necesita si o si saber contabilidad. No es nada terrible. Solo necesita saber que significa cada cuenta, como se interpreta su saldo, cuando se debita y acredita cada operación.

Los asientos contables (modelo account.move) se pueden ver en el menú Facturación/Contabilidad > Contabilidad > Varios > Asientos Contables. 

Y también se puede apreciar que existe un menú llamado "Apuntes contables" (modelo account.move.line).

El asiento contable contiene la cabecera de la transacción. Datos como diario (que sirve para clasificar los asientos y en Odoo modifica el comportamiento de diferentes transacciones), fecha. Los apuntes, son las líneas del asiento contable. Es donde se registran los débitos y créditos, las respectivas cuentas, fechas y (único en Odoo, lo cual ahorra muchas cuentas del plan contable) que cliente/proveedor interviene en la transacción (lo que simplifica la cuenta corriente tanto del cliente como del proveedor).

Cada transacción monetaria en Odoo genera en Odoo como mínimo un asiento contable. Estos asientos contables pueden ser creados manualmente, pero muchos (en realidad la mayoría) se crean de forma automática. Las facturas de cliente/proveedor son asientos contables que simplemente se visualizan de manera diferente, pero si cicklean en el tab "Apuntes contables" podrán apreciar las líneas del asiento junto con sus respectivas cuentas contables.

Los pagos (modelo account.payment) al crearse crean un asiento contable, independientemente de si estan confirmados o no

Los resúmenes bancarios por cada línea del resumen, genera un asiento contable. Es por ello que cada resumen bancario tiene múltiples asientos. Podría ser uno solo, pero complicaría la conciliación de facturas.

Cada asiento contable tiene dos estados. Puede tener un estado borrador, y estar confirmado. El estado confirmado es el validado.

Datos maestros de la contabilidad

Los apuntes contables registran débitos y créditos en cuentas contables (no espere encontrar aca la definición de una cuenta contable, para eso preguntele a su contador). Lo que si tenemos que saber de las cuentas contables es que son creadas al instalarse la localización con la que está trabajando (puede ser la localización argentina o alemana, por ejemplo). Y modificar el plan contable no es el fin del mundo (algo que si lo es en otros sistemas contables). 

Cada cuenta contable pertenece a un tipo de cuentas y a un grupo de cuentas. El grupo de cuentas es con fines de reporting, si el balance y el reporte de ganancias y pérdidas lo sacan del sistema deberán actualizar este campo. Al campo que si o si deben prestarle atención es a "Permite conciliación" ya que el mismo indica si una cuenta contable puede ser usada con fines de administrar la cuenta corriente del cliente o del proveedor (son las cuentas que se pueden seleccionar en el formulario del cliente o del proveedor). 

El campo Tipo determina no solo si una cuenta tambien puede ser usada para la cuenta corriente (si uno selecciona las opciones "Por cobrar" o "Por pagar"). 

Lamentablemente versiones atras Odoo perdió la capacidad de mantener un plan de cuentas jerárquico (algún craneo decidió que eso simplificaba la vida administrativa) lo que provocó la ira de más de un contador. Pero bueno, dicha funcionalidad se puede implementar por módulos de terceros.

Los plazos de pago permiten no solo caracterizar como va a pagarse una factura de cliente/proveedor, sino tambien actualizarán el campo "Fecha de vencimiento" del apunte contable (campo date_maturity de account.move.line).

Este campo, date_maturity es el que permite hacer informe sobre como se proyecta el flujo de fondos con los ingresos que se va a recibir de clientes, o pagos que se van a realizar a proveedores. Por ejemplo, usando el módulo account_debt_management podemos ver por fecha de vencimiento los pagos que se van a tener de cliente

Después tenemos los diarios, que en la contabilidad tradicional permiten agrupar los asientos contables con fines de reporting. En Odoo más alla de eso, sirve para otras cosas. Cada diario tiene un campo, "Tipo" que indica que uso tendrá dicho diario. Si tiene un valor que indica "Compra" o "Venta" se lo podrá utilizar para registrar facturas de compra/venta. En el caso de la localización argentina, los diarios de venta se asocian a cada punto de venta de AFIP y tienen la información necesaria para validar las facturas con los webservices de factura electrónica.

Los diarios tipo Banco o Efectivo serán utilizados al momento de registrar pagos o al utilizar el módulo de punto de venta.

Por último, impuestos. Los mismos son provistos por cada localización, al igual que la configuración de los mismos. 

Por una parte se indica en que cuentas contables se registrará el impuesto, al igual el monto que se calculará del mismo y en que tipo de facturas se aplicará (facturas de venta, de compra o en pagos de proveedor en el caso de Argentina). Cada impuesto pertenece a un grupo de impuestos, lo cual ayuda para las actividades de reporting (por ejemplo IVA Digital)

Tengan en cuenta que los impuestos son configurados y en gran medida customizados por las diferentes localizaciones. Entonces su funcionamiento (por ejemplo percepciones en Argentina) será dado por estas.