Consejos para el primer proyecto de implementación de Odoo

Este post es para aquellos consultores/as, profesionales informáticos que quieran implementar Odoo en un cliente y lo están haciendo por primera vez. Es muy común (un error habitual) estudiar Odoo, analizarlo y concluir que una primera implementación en un potencial cliente conlleva poco riesgo. Y eso lleva a muchas sorpresas y momentos desagradables con el cliente.

Implementar Odoo parece facil pero en realidad no lo es. Para ser sinceros es mucho más facil implementar Odoo que otros ERPs (por ejemplo SAP) pero no por ello significa que sea sencillo (ir a la Luna seguro es mas sencillo que ir a Marte, pero no por eso es facil). Odoo tiene una curva de aprendizaje importante tanto a nivel funcional como a nivel técnico (es más pronunciada a nivel funcional, pero esa es mi opinión) y eso no viene gratis en las implementaciones. Si uno es un consultor primerizo en Odoo, en las primeras implementaciones cometerá errores. Es por ello que estamos escribiendo este post. Como mitigar el riesgo en las primeras implementaciones de Odoo.

Por ende, aca va la listia de consejos.

Primero y fundamental, incorpore a su equipo un consultor con experiencia en Odoo. Si dicho consultor es programador de Odoo mejor. No busque un programador esperando que con entusiasmo y optimismo va a aprender el sistema y le ayudará a sortear las tantas vicisitudes que pueden llegar a surgir. No sucede. Incorpore a su equipo un profesional con experiencia como si fuese una poliza de seguro. Con el fin de, si surgen inconvenientes, este profesional lo ayudará a resolver los mismos. Si no cuenta con el presupuesto para incorporarlo... replanteese llevar a cabo el proyecto.

Segundo, planifique un proyecto corto. Que no supere los dos meses. Si es part-time mejor. La idea es no tener que esperar una eternidad por los resultados. Tambien si se presentan desvios en el proyecto, son más manejables en proyectos cortos.

Tercero, incorpore funcionalidad que conozca. No venda un proyecto con funcionalidad que le resulte desconocida.

Cuarto, con el cliente desarrolle un business-case del proyecto. Y que tenga un resultado económico. Nada de "mejorar la operación" o "eficientizar nuestros procesos" que es lo mismo que decir "me gusta el rock". No. Con el cliente desarrolle un business case que indique cual es el potencial  incremento en ventas o disminución en costos si se implementa el proyecto. Esto va de la mano de: que el cliente pague por el proyecto (asi le da importancia) y que le pague un adelanto.

Quinto, no incorpore desarrollos en una primera etapa. Esto va de la mano del siguiente consejo; nunca subestime la complejidad del trabajo de un programador. Incorporar desarrollos (o modificación a módulos, o migración de los mismos, o modificación a los reportes/vistas) tiene una complejidad y un ida y vuelta que le agregan riesgos considerables al proyecto.

Sexto, no busque un gran rédito económico  del proyecto. Busque aprender. Si busca salvarse con sus primeros proyectos, esta perdido y termina mal la historia. Debido a que en mi experiencia (y en la de otros) montar un negocio rentable con Odoo lleva por lo mínimo unos tres años de dedicación.

Septimo, piense que en el testeo y en el soporte de los usuarios se van a consumir una cantidad de horas enorme. Muchas más de las esperadas, pero siempre necesarias y muchas veces agradecidas por el cliente.

Bueno... ahora vamos a los consejos puntuales...

No incorpore modificaciones a los reportes. Nada de agregar campos a las facturas impresas ni cosas por el estilo.

Tenga mucho cuidado con los reportes pre-impresos. Los mismos presentan dos problemas; son reportes que si o si son custom y muchas veces la funcionalidad necesita ser customizada para adaptarla al cliente.

Planifique la migración de datos previos a la puesta en marcha. Estos datos son: maestro de productos, clientes (aprenda a cargar los  nros de CUIT), saldos de clientes y proveedores, inventarios iniciales, y por sobre todo... planifique tener que cargar los datos y luego corregirlos. Si su posible cliente tiene miles de productos o clientes, analice como va a hacer para importarlos. 

Si la implementación implica interactuar con otros web-service (por ejemplo factura electrónica) conozca su funcionamiento. Pero por sobre todo conozca como lidiar con las contingencias. Por ejemplo, que hacer cuando AFIP asigna un CAE a una factura pero por un motivo X (por ejemplo timeout) no se actualizo Odoo. Como hacer para recuperarse de dicha situación.

No incorpore soporte de e-mails. Ya lo se, en youtube se ven muy lindo, son fundamentales segun el cliente para poder vender y ademas, ya lo probo con su cuenta de gmail y funciona barbaro. Pero la realidad es que va a tener que hacer lo con el server de un cliente que posiblemente tenga su mail server en un hosting local del cual tiene poco soporte y del cual va a necesitar ayuda. Eventualmente lo va a sacar andando.

Cuidado con la seguridad de Odoo. Out-of-the-box la misma funciona de diez, pero si necesita hacerle modificaciones necesita la ayuda de un consultor con expertise en el tema. No lo hace cualquiera, lo tiene que hacer un consultor senior.

Analice como va a actualizar los precios y mantener la lista de precios. Odoo maneja los precios y la verdad cubren muchas necesidades. Pero lo cierto es que su cliente va a tener que adecuarse a como trabaja Odoo, no va a lograr el camino inverso.